Řízení a odměňování pracovníka na základě odpracovaných hodin

20.7.2015 - V ČR je řízení a odměňování podle odpracovaných hodin nejčastější způsob zaměstnávání na hlavní pracovní poměr. Tento přístup však může při práci na dálku v zaměstnavateli vyvolávat značné obavy. Jak správně vést na základě odpracovaných hodin a vyvarovat se začátečnických chyb?

 



Přiznejme si, kolik z nás chodí do práce pouze za výdělkem a přitom děláme práci, jenž nás nebaví ani nenaplňuje? Každý člověk k životu potřebuje peníze. Ti, které povolání nebaví, podávají alespoň průměrné výsledky, aby je firma nevyměnila za někoho, kdo bude výkonnější, protože jej práce bude naplňovat. Z celosvětového průzkumu angažovanosti americké firmy Gallup bylo zjištěno, že v průměrné organizaci pracuje v plném nasazení pouze 13% zaměstnanců, 63% se nepřetrhne - dělají jen svou práci a nic víc je nezajímá a zbylých 24% svou práci nesnáší, a dokonce jim nevadí, když ničí výsledky ostatních. Když se podíváme na výsledky v rámci ČR, je tento procentuální poměr ještě horší - 8% / 62% / 30%.

S naprosto odlišnými výsledky se můžeme setkat v organizacích stavějících na vnitřní motivaci zaměstnanců. Výjimečně se můžeme setkat i se 100% angažovaných zaměstnanců.


Výkazy práce, jako lék na nejistotu

Možná si řeknete, že to zní sice krásně, ale co když nemáme v organizaci nastavený systém podporující vnitřní motivaci. Problematické to může být zejména u pracovníků, kteří nepracují v sídle organizace a vedoucí na ně nemá přímý dohled. Pevnou základnu tvoří kvalitní a pečlivá evidence úkolů a jejich kontrola pomocí výkazů práce. Využít ji můžeme všude tam, kde nelze normovat pracovní výkon nebo zaměstnanec současně pracuje na více projektech. Zejména při práci na dálku tento systém skýtá velkou výhodu - díky němu můžeme snadněji oddělit pracovní a soukromý život zaměstnance. Jasná evidence úkolů a výkazy práce přináší řadu výhod pro obě strany - vedoucího i zaměstnance.


Výhody pro vedoucího:

  • Má přehled o konkrétních činnostech a výsledcích podřízeného
  • Umí tyto činnosti měřit
  • Vidí stav rozpracovanosti jednotlivých úkolů, respektive očekávané termíny dokončení
  • Získává důvěru v pracovníka
  • Může vhodně rozdělovat úkoly mezi více podřízených na základě jejich reálného časového vytížení
  • Má k dispozici přesná data pro časové i finanční oceňování zakázek

Výhody pro zaměstnance:

  • Vede si evidenci úkolů a termínů - nemůže na nic zapomenout
  • Má výborný přehled o své současné, minulé i budoucí práci
  • Odstraňuje se či zmírňuje pocit přetížení, nebo tlaku, že málo pracuje
  • Získává zpětnou vazbu v případě, že by byl méně vytížený, a přesto by u něj docházelo k pocitu, že má hodně práce
  • Má k dispozici jasné argumenty o svých výsledcích a časovém vytížení pro svého vedoucího

Aby tento systém skutečně fungoval, nesmí chybět na obou stranách zásadní uvědomění – co je, a co naopak v žádném případně není cílem tohoto způsobu evidence práce. Hlavním cílem obou stran by měla být především aplikace jednotlivých výhod řízení dle odpracovaných hodin a následná maximalizace přínosu pro všechny zúčastněné. Ze strany nadřízeného by měl být zaměstnanec rovněž ubezpečen, že smyslem celého procesu není jeho šikana, ale získání přehledu o výsledcích a pracovním vytížení.


Vyvarujte se začátečnických chyb

Při zavádění úkolovníků a výkazů práce do organizace bychom neměli zapomenout na častou začátečnickou chybu vedoucích pracovníků. Někteří manažeři si neuvědomují skutečnost, že výkazy i úkolovníky jsou pouze prostředkem, nikoliv cílem. Cílem přece není samotné vyplňování výkazu práce, ale splnění zadaného úkolu, a to v očekávané kvalitě a stanoveném čase. To ale neznamená, že zaměstnanec bude mít při ruce stopky a každou činnost měřit na sekundy. Ideální je, když zaměstnanec vyplní výkaz po pracovní době a dobu trvání určitých činností odhadne s přesností např. na půlhodiny. Ve výsledku je důležitá celková odpracovaná doba. Výjimkou jsou činnosti fakturované pro zákazníky, zde je potřeba být co nejpřesnější. Dle možností vykazovacího systému lze k jednotlivých činnostem vložit poznámku o délce trvání úkonu a další podrobnosti (např. v excelu formou poznámek k jednotlivým buňkám). Tak má zaměstnavatel přehled nejen o délce trvání úkonu, ale také o tom o jakou konkrétní činnost šlo.

Občas se také můžeme setkat se zaměstnanci, kteří si mohou myslet, že se jim jednoduše povede manipulovat s výkazem, a že získají více volného času v rámci pracovní doby. Nyní se podívejme, jak takovému potenciálnímu nebezpečí předcházet, nebo jak vyřešit již vzniklý problém s manipulací.


  • Upozorněte na to již na začátku – Při přechodu zaměstnance na způsob odměňování dle odpracovaných hodin (zvláště v případě, že začínáte spolupracovat na dálku) s ním otevřeně diskutujte o manipulaci výkazů a délkách trvání jednotlivých úkolů. V přátelském duchu zdůrazněte, že falšování výkazů je pro vás nepřípustné a může mít velice negativní důsledky včetně ukončení spolupráce.
  • Požadujte vyplňování výkazů a úkolovníků každý den – Vytvořte pravidlo, podle něhož musí být výkaz práce vyplněný každý den na konci pracovní doby s přesností na 15 minut. Dejte si pozor, abyste nesklouzávali do přílišného extrému, sledujíce každou minutu práce zaměstnance. Mohli byste tak vytvářet naprosto zbytečný tlak – ten by se dříve či později mohl projevit jako nespokojenost zaměstnance.
  • Získejte přehled o náročnosti jednotlivých prací – Zkušený manažer ví, že základem zvyšování produktivity je detailní porozumění dané činnosti. S tím úzce souvisí i výkazy práce. Nevíte-li, jak dlouho daná činnost trvá zkušenému pracovníkovi, jak potom chcete hodnotit výkazy práce? Ideální je si každou práci sám vyzkoušet, pak vás již nikdo neopije rohlíkem.
  • Srovnávejte zaměstnance mezi sebou – Máte-li více podřízených vykonávajících stejnou práci, pravidelně porovnávejte jejich výsledky. Uvidíte, že objevíte mnoho činností, ve kterých jsou někteří z pracovníků výrazně rychlejší než ostatní. Zjistěte příčiny jejich vyšší, respektive nižší produktivity. Jedná-li se o nedostatečné znalosti či dovednosti, proškolte je. Pokud není problém v nedostatku znalostí, umožněte jim vzájemné prohození zodpovědností a úkolů. Když bude každý pracovník dělat práci, jež ho nejvíce baví, zvýší se s velkou pravděpodobností i jeho efektivita. Tím byste měli v krátkém čase dosáhnout nárůstu produktivity i u ostatních, méně produktivních pracovníků.
  • Zneužívání důvěry a falšování výkazů řešte s nadhledem – Zjistili jste, že vás některý podřízený podvádí? Jste naštvaní? Místo vypouštění páry si s pracovníkem otevřeně promluvte, co jej k tomu vedlo. Někdy mohou být důvodem špatně definované kompetence či zadání úkolu, jindy zase osobní problémy nebo nedostatek motivace způsobený externími faktory. To vše je jistě řešitelné. Pokud se však ukáže jako hlavní důvod nezájem o svěřenou práci, nezbývá než přidělit pracovníkovi jinou činnost nebo se s ním rozloučit.

Výkazy práce a úkolovníky v praxi

Nejčastěji bývá v organizacích využívána práce na plný pracovní úvazek s pracovní dobou 40 hodin týdně. Při tomto způsobu práce se výborně osvědčily výkazy práce vytvářené v některé z online kanceláří. Nejznámější z nich jsou online dokumenty v aplikacích Google Apps nebo Microsoft Office 365. Existují ale samozřejmě i jiné, specializované systémy. Základní požadavek na aplikaci je jednoduchý – musí být dostupná v reálném čase z jakéhokoliv zařízení s přístupem na internet. Naprosto nevhodným řešením je běžný dokument v Excelu vyplňovaný přímo na počítači pracovníka a zasílaný vedoucímu v pravidelných intervalech (např. jednou týdně) e-mailem. V mezidobí totiž vzniká pocit nejistoty a nedůvěry, což je v tomto případě vysoce nežádoucí!


Ukázka výkazu s pevnou měsíční mzdou a pevně stanoveným počtem hodin

Další možností je pracovní režim s průměrnou pracovní dobou 8 hodin. Pracovník nemusí pracovat přesně 8 hodin denně a 40 hodin týdně. Vezměme si jako příklad organizaci pořádající školení se sezónou září – listopad a únor – červen, tedy 8 měsíců v roce. V tomto období zaměstnanci svou práci za 8 hodin absolutně nestíhají, ve zbývajícím období se nudí. Řešením je plovoucí rok. V období sezóny lidé pracují 10–12 hodin denně, v období klidu, o prázdninách, si vezmou třeba dva měsíce volno nebo pracují jen 2 dny v týdnu, či 4 hodiny denně.

Pro zadávání úkolů zaměstnancům můžeme použít stejný online dokument, pouze v něm vytvoříme novou záložku, kde zapisujeme přidělené úkoly. Popřípadě si pracovník může sám zaznačit úkoly, které mu byly přiděleny např. na poradě. Doporučuji vést si také termín zadání úkolu a jeho dokončení. Pro vedoucího je pak snadné sledovat, kdy byl úkol zadán, jak postupují práce, nebo zdali je již dokončen. Pro správu úkolů v agilním režimu práce lze využívat některé externí systémy jako Trello, které umí výrazně zjednodušit jak zadávání a kontrolu úkolů, tak jejich předávání.


  Ukázka úkolovníku v Google Apps


Ukázka úkolovníku v Trello

Za zmínku stojí také možnost sdílení výkazu se zákazníkem. Zákazník má tak přehled kolik hodin pracovník na zakázce strávil. Uvidíte sami, že zákazníci budou nadšeni. V případě, že zákazník má e-mail u Googlu, tak mu jednoduše nasdílíte online dokument. V opačném případě je možné nahrát dokument např. na webové stránky do neveřejné sekce, nebo na FTP. Posléze zákazníkovi pouze zašlete adresu a přihlašovací údaje.

 

A co vy a výkazy práce? Používáte vykazování dle odpracovaných hodin nebo máte z tohoto způsobu odměňování stále obavy? Odměňování na základě odpracovaných hodin se není třeba bát. Stačí dobře znát metodiku a příklady dobré praxe.




Napsal: Michal Martoch



© 2016 PRÁCE NA DÁLKU.CZ

Spolupracujeme: