Seriál efektivní pracovník při práci na dálku: Díl 1. - Obchodník

26.3.2014 - Pro mnohé je práce na dálku stále abstraktní pojem, který si jen těžko představí v praxi. Seriál efektivní pracovník na dálku přináší pohled na jednotlivé profese a jejich specifika při práci na dálku v každodenní praxi.

 



Profese obchodníka je jednou z profesí, které přímo kombinují práci v terénu u zákazníka s přípravou v kanceláři. Možná si mnozí z vvás ani neuvědomují, že vlastně částečně na dálku již pracují. Příprava, která mnohdy probíhá fyzicky v sídle firmy, může být pohodlně provedena z domova či jiného vhodného místa.

Tato charakteristika je platná také pro následující profese: právník, notář, úvěrový pracovník nepracující přímo v bance, finanční poradce, daňový poradce, realitní makléř, statik, odhadce, lektor, konzultant, vědecký pracovník, úředník, konstruktér, technolog, architekt a další.


Náplň práce obchodníka

Obchodník je jednou z klíčových osob organizace. Bez toho, aniž by dokázal prodávanou službu či produkt představit zákazníkovi, tak aby si jej byl ochoten koupit a případně doporučit dále, přišla by snaha ostatních oddělení vniveč. Jsou na něj kladeny vysoké nároky, co se týče komunikativnosti, flexibility, schopnosti prezentace a dokonalé znalosti nabízeného produktu či služby. Měl by být schopen nejen nacházet nové zákazníky, ale také soustavně pečovat o ty stávající, především pokud se jedná o významné odběratele.



Výkon každodenních činností a specifika práce na dálku u obchodníka

Obchodník tráví spoustu času mimo sídlo společnosti na schůzkách se zákazníky. V kanceláři se zdržuje spíše sporadicky, a to většinou za účelem přípravy prezentace nového produktu či služby či vyřizování emailů či telefonů se zákazníky. Nároky na vybavení kanceláře jsou tedy velmi nízké a obchodník si vystačí s notebookem a stabilním připojením k internetu. Přesun výkonu těchto činností do domácího prostředí tedy nevyžaduje žádné zvláštní úsilí ani neklade vysoké nároky na pořízení nového vybavení, což je velkou výhodou. Důležité je pouze zajištění přístupu obchodníka k firemním dokumentům a datům, které by pro tyto případy měly být dostupné odkudkoli v cloudu.

Důležitost využívání specifických nástrojů pro práci na dálku roste úměrně s objemem práce v terénu. Obchodník dneška hojně využívá mobilních zařízení – smarthphone/tablet s přístupem k internetu, a to k nejrůznějším účelům. Neméně důležité jsou pro něj softwarové aplikace, zejména CRM systém pro řízení vztahů se zákazníky či online kancelář (např. Google Apps nebo Microsoft office 365) a další speciální systémy. Pro plánování schůzek s klienty je ideální využívat online kalendář. Ten obchodníkovi umožní flexibilně plánovat schůzky i na cestách, kdy např. na cestě k zákazníkovi obdrží zprávu nebo telefonát s žádostí o setkání. Snadno zjistí svou dostupnost ať pomocí smarthphone, či tabletu, a může rovnou naplánovat datum a čas. Sdílený kalendář s ostatními kolegy rovněž zamezí tomu, aby byl obchodník rušen v době schůzky.

Při plánování tras a schůzek je také obrovským pomocníkem využívání zmíněného CRM systému. Tento systém plní nejen funkci databáze zákazníků dostupné odkudkoli, ale ve spolupráci s aplikací Google maps dokáže efektivně plánovat obchodníkovu trasu. CRM systém na základě vložených dat vyhodnotí, které zákazníky je potřeba navštívit a vyfiltruje jejich adresy, Google maps poté sestaví optimální trasu, která bude ekonomicky i časově nejvýhodnější. Tím se eliminuje zbytečná neefektivita při obchodních cestách a zároveň nasdílená mapa s trasou může sloužit jako nástroj pro vykazování práce vedení mimo klasických výkazů. Vedoucí tak má perfektní přehled o pohybu obchodníka a zákaznících, které navštíví v nebližší době.

Samostatnou kapitolou je samotná návštěva zákazníka. Obchodník není odkázán pouze na prospekty, ale díky tabletu či smartphone může pohodlně prezentovat na místě produkt či službu pomocí powerpointové prezentace. Snadno může ukázat potřebné fotografie, pustit video nebo využít vzdálené konzultace. Odpadá tak nutnost mít s sebou na schůzku ještě např. technického specialistu, produktového inženýra či některého z nadřízených. V případě takové konzultace obchodník svého kolegu připojí pomocí videokonference, a ten poté může vzdáleně komunikovat se zákazníkem, odpovídat na detailnější dotazy či navrhnout personalizované řešení. V případě plánovaného uzavření obchodu může obchodník prostřednictvím mobilního zařízení do systému zadat objednávku či vyplnit smlouvu, a tu posléze zaslat na email zákazníka, který ji může ihned vytisknout a podepsat. To vše tvoří ucelený soubor nástrojů, které může obchodník využít při práci v terénu, aby jeho práce byla co neprofesionálnější a zároveň, co nejefektivnější a nejsnazší.

Obchodníkova aktivita však nekončí úspěšně uzavřeným obchodem, jeho úkolem je také udržovat kontakt se svými zákazníky, informovat je o připravovaných novinkách, vylepšeních či změnách. Při prvním kontaktu se zákazníky je často osobní kontakt nezbytný (ač uzavření obchodu ryze vzdáleně, již dnes není výjimkou), pro další styky s nimi může obchodník použít nejrůznější způsoby vzdálené komunikace. Nabízí se tradiční email, telekonference či videokonference se současným sdílením plochy nebo webinář. Poslední jmenovaná varianta je ideální v případě, že obchodník chce prezentovat určitou novinku více zákazníkům najednou. Může zde nahrát prezentaci s informacemi o produktu či službě, nechybí zde potřebná interaktivita díky videu, chatu či hlasovému spojení se zákazníky. Takto lze oslovit opravdu široký okruh zákazníků, nemluvě o úspoře nákladů na cestu i času, který by zabrala osobní schůzka.


Nejčastější benefity a problémy, se kterými se může obchodník setkat při práci na dálku

Obchodník je již ze své podstaty jednou nohou pracovníkem na dálku. Podíl práce, kterou odvádí mimo pracoviště firmy, se sice může v jednotlivých oborech a společnostech lišit, ale vysoká flexibilita, co se týče místa výkonu práce, je pro všechny obchodníky společná. Přechod obchodníka do režimu práce na dálku proto obvykle nijak nenaruší výkon jeho povolání a navíc ušetří firmě i pracovníkovi náklady, které by musel vynaložit na dopravu do kanceláře. Zejména pokud je schopen veškeré přípravné práce vykonat z domácí pracovny stejně efektivně, jako z firmy.

Problém by mohla představovat situace, kdyby (z důvodu nepružnosti firmy) nebyly potřebná data umístěna v cloudu či by byl problém s implementací potřebného softwaru pro efektivní vzdálenou práci. V případě nesprávně nastavené komunikace mohou vznikat problémy se vzdálenými konzultacemi či vyrušováním obchodníka při jednání. To vše však lze snadno eliminovat využíváním již zmíněného online kalendáře.

Práce obchodníka je jednou z nejvíce časově i místně flexibilních povolání, využívání nejmodernějších nástrojů pro vzdálenou práci a komunikaci mu může maximálně usnadnit výkon jeho profese.

Čtěte další díly seriálu Efektivní pracovník při práci na dálku:



Napsali: Jitka Stradějová a Michal Martoch



© 2016 PRÁCE NA DÁLKU.CZ

Spolupracujeme: