Obava o ztrátu, odcizení nebo zneužití firemních dat

2. 8. 2016 - Jednou z hlavních překážek při zavádění práce na dálku jsou právě obavy spojené se zneužitím nebo ztrátou firemních dat. Závislost na místních serverech se stále častějším přechodem do cloudu sice odpadá, ale vyvstává řada nových otázek. Jak v praxi chránit svá data a minimalizovat možné škody se dozvíte v dalším díle seriálu.

 



Problematika ochrany dat je velmi rozsáhlé téma, které překračuje možnosti našeho seriálu. Přesto se jí chceme věnovat a to z pohledu těch méně obvyklých oblastí, které se přímo týkají vzdálené práce. Na začátek bychom rádi zmínili zásady, jejichž dodržování je klíčové nejen při práci z domova ale také např. na služebních cestách.

Zásady pro bezpečnou práci s daty při práci na dálku

  • Nikdy nenechávejte počítač, tablet či smartphone v kufru auta, na úřadě, v restauraci nebo v nákupním košíku bez aktivního dozoru. Někdy stačí jen minutka nepozornosti a zařízení, včetně citlivých dat, je pryč.
  • Svůj operační systém na počítači mějte vždy zaheslovaný. A to tak, aby se po určité době (5 - 10 minut) nečinnosti sám uzamkl.
  • Když odcházíte od počítače na poloveřejném či veřejném místě (např. v kanceláři zákazníka, ve vlaku, v restauraci, na školení apod.), tak si vždy uzamykejte operační systém.
  • Lidé se dělí pouze na ty, co zálohují, a na ty, co zálohovat budou (po první ztrátě dat). Abyste si tuto větu nemuseli prožít na vlastní kůži, nepodceňujte bezpečnost vašich dat a pravidelně zálohujte:
    • Pro automatické zálohování dat používejte některé online zálohovací služby, jako je IDrive.com, IBackup.com, Mozy.com.
    • Pro zálohování na DVD nebo externí disk využívejte plánovací kalendář, ať na zálohování nezapomínáte.
    • Ukládejte data na online uložiště v Google Apps nebo v Microsoft Office 365. Ty jsou zálohovány automaticky.
    • Zálohujte také vaše data a především kontakty ve smartphonu či tabletu (nejlépe automaticky, např. pomocí Google Apps nebo jiné služby), ať o ně v případě ztráty telefonu nepřijdete.
  • Zvažte funkci pro dálkové vymazání dat ve vašem smartphonu nebo tabletu.
  • Svůj smartphone nebo tablet si uzamykejte pod heslem. Vyplatí se mít také aktivní PIN i základní zámek obrazovky. Každý stupeň ochrany navíc pomůže zabránit neautorizovanému použití vašeho zařízení.
  • Při odcizení smartphonu nebo tabletu si ihned změňte hesla do e-mailů nebo jiných aplikací, které zde máte automaticky přihlášené, aby nemohlo dojít k přečtení či vymazání dat.
  • Využívejte pokud možno pouze zabezpečené bezdrátové internetové připojení (wi-fi). Na místech, kde není zabezpečená wi-fi, zásadně nepovolujte aktualizaci dat. Používejte ji pouze pro ty nejvíce nezbytné úkoly. Uvědomte si, že všechna data tekoucí přes nezabezpečenou wi-fi mohou být snadno přečtena třetí stranou.
  • Pijete-li při práci z domova či v kavárně u počítače, mějte vodu, kávu nebo čaj minimálně půl metru od klávesnice či důležitých dokumentů. Dávejte si speciálně pozor na děti nebo domácí mazlíčky. Ti jsou na vylévání nejrůznějších nápojů přímo experti.

 

Speciální kapitolou je sdílení počítače, tabletu nebo smartphonu s rodinnými příslušníky. Jistě vás napadne, jestli jim přístup umožnit, či nikoliv. S ohledem na množství potenciálních rizik, nad jejichž prevencí naprosto ztrácíte kontrolu, to jednoznačně nedoporučujeme. Jen si představte, že by vás potkala některá z těchto pohrom: zneužití e-mailu nebo dokumentů (např. dítě rozešle e-mail omylem na celou firemní databázi namísto svého otce), zavirování nebo ovládnutí počítače hackerem po návštěvě nevhodných stránek, instalace nelicencovaného softwaru a jeho odhalení při návštěvě softwarové policie, úplná ztráta dat, fyzické poškození počítače vodou či pádem. Asi se shodneme, že to za uvedené problémy nestojí. Pracujete-li na vašem soukromém počítači a vaše rodina nemá k dispozici jiný počítač, zřiďte jim samostatný účet bez administračních práv a s omezenou možností práce. Své rodinné příslušníky poučte o zákazu navštěvování nebezpečných stránek, kde je vysoká hrozba útoku nebo zanesení viru (nelegální počítačové hry, hazard, erotické stránky apod.).

 
Osobní zkušenosti

Nedávno shořel kolegyni v noteboooku disk. Naštěstí používáme Google Drive, kde měla také všechna data zálohovaná. I když výměna disku trvala více než týden, mohla ihned začít pracovat na jiném počítači, kde se přihlásila do svého Google Apps účtu.

Za patnáct let, co používám mobilní telefon, jsem vyměnil minimálně 6 telefonů - jedenkrát jsem jej ztratil, v jiném případě se mi porouchal. Několikrát jsem měnil operátora a mnohokrát jsem jej resetoval do továrního nastavení. Než jsem začal synchronizovat své telefonní kontakty a adresář s Google účtem, tak to bylo vždy utrpení. Buď jsem v tom lepším případě musel ručně přepisovat kontakty z telefonu do telefonu, nebo je v tom horším shánět všude možně, abych si opět obnovil ztracená čísla. Posledních několik let mě už nic takového nepotkalo. Nyní se stačí přihlásit na jakémkoliv zařízení do Google účtu a ihned mám všechny kontakty k dispozici.
 

A jak řešíte bezpečnost dat na cestách nebo při práci na dálku vy? Dodržujete vy a vaši kolegové nebo podřízení výše uvedené zásady, nebo máte ještě mezery? Své zkušenosti nám, jako obvykle, můžete sdělit na mailu info@pracenadalku.cz

Čtěte další díly:

Počítačové a technologické problémy při práci na dálku



Napsal: Michal Martoch



© 2016 PRÁCE NA DÁLKU.CZ

Spolupracujeme: