Nedostatečné počítačové znalosti pracovníků

1. 7. 2016 - Jak, že se sdílí obrazovka? Chatem jdou zaslat soubory? Skutečně mohu na dálku pracovat na jiném počítači? Tak tyto otázky si zkušený vzdálený pracovník pokládat nemusí - byť na začátku možná tápal i v triviálnějších oblastech. Jaké počítačové dovednosti je potřeba si osvojit pro úspěšnou práci na dálku čtěte v dalším díle našeho seriálu.

 




Myslím, že každému z nás je více než jasné, že bez alespoň základních počítačových znalostí se v dnešní době neobejde nikdo z nás. Ještě více je to patrné při práci na dálku či z domova - rutinní znalost počítačových programů, je pro vzdálené pracovníky klíčová. Pro kvalitní komunikaci a spolupráci mu nepostačí umět ovládat email či telefon. Samozřejmostí je práce s videokonferencí či vzdálený přístup na kolegův počítač.

Zkuste si nyní představit pracovníka, s nímž se chcete místo osobní schůzky spojit přes videokonferenci. Ten ale z nějakého důvodu neví, kam zapojit v notebooku mikrofon nebo jak zapnout web kameru. Vůbec neumí používat chat – tím pádem mu nemůžete poslat odkaz na stránky produktu, o kterém se chcete bavit. Stejně tak nedokáže přes chat přijmou zaslaný textový soubor. Když jej požádáte, aby vám ukázal nějakou prezentaci na svém počítači přes sdílenou obrazovku, neví, jak na to. Za pár dní si vám stěžuje, že má zavirovaný počítač, protože klikl na virus, jenž mu přišel jako spam do chatu. Přesně takto vypadá pracovník bez základních počítačových znalostí pro produktivní práci na dálku.

Místo okamžitého sepsání výpovědi se raději běžte vyspat a následující den jej pošlete na školení specializované na efektivní práci na dálku. K tomu přidejte měsíc praxe a rázem vše bude vypadat úplně jinak. Otevřeně podporujte pracovníka v experimentování. Většina dnešních zařízení i softwaru je vysoce intuitivních. Uvidíte, že za nějakou dobu bude s takovým člověkem radost spolupracovat!


Základní počítačové znalosti pro úspěšnou práci na dálku

  • ovládání notebooku a smartphonu - bohužel ani skalní přiznivci klasických telefonů se bez smartphonu neobejdou např. při dvoufázovém ověřování hesla pro vstup do některých webových aplikací. V případě nutnosti na něm vyřídíte i důležité emaily nebo se zúčastníte videokonference např. na cestách.
  • ovládání operačního systému - každý pracovník by měl znát alespoň základní nastavení svého zařízení a v případě potřeby je umět změnit.
  • instalace a aktualizace softwaru - stejně by tomu mělo být i při správě programů. Základní intuitivní instalace může provádět samostatně, složitější nastavení vzdáleně zajistí pracovník IT oddělení prostřednictvím sdílení plochy. Pracovník by měl být také poučen, jak postupovat v případě nefunkčního hardware.
  • práce s e-mailem a internetem - tato oblast se nemusí na první pohled zdát problematická, ale většina z nás má mezery ve skutečně efektivním využívání těchto nástrojů. Archivace všech konverzací namísto mazání, nastavení přeposílání mezi několika emailovými klienty, propojení s kalendářem či práce se spamem může někoho zaskočit. Stejně tak využití záložek nebo efektivní vyhledávání informací neovládá každý na dostatečné úrovni.
  • kancelářské aplikace
    • Microsoft Office nebo Open Office - ať se již rozhodnete pro kteroukoli variantu, ověřte si, zda vaši vzdálení pracovníci skutečně umí využívat všechny potřebné funkce. Často ani absolventi vysokých škol neovládají formátování textu či práci s tabulkovým procesorem na dostatečné úrovni, zejména pokud budou v rámci svých povinností zpracovávat dokumenty oficiálnějšího rázu.
    • Google Apps nebo Office 365 - nejen sdílené dokumenty, ale sdílené kalendáře a integrované chaty se při práci na dálku stanou vašim každodenní chlebem. Ujistěte se, že je každý v týmu umí ovládat a rozumí potřebným nastavením. Jedině tak, se vyhnete situacím podobným té z úvodního odstavce.
  • komunikace na dálku přes chat, videokonference a telekonference - kromě ovládání potřebných programů musí vzdálený pracovník zvládnout zapojení mikrofonu a web kamery popřípadě sluchátek. Měl by umět samostatně vyřešit některé z obvyklých problémů, které mohou nastat.
  • sdílení vzdálené plochy počítače - velmi důležitou dovedností je také sdílení plochy či přístup na plochu kolegy. Využít můžete jak integrované sdílení v programech typu Skype či Google Hangouts, nebo specializovaný software např. TeamViewer.
  • komunitní sítě - přístup do specifických diskuzních skupin, či práce s programy pro projektové řízení (Trello, Wrike apod.) by po zaučení vzdálenému pracovníku také neměla dělat problém.
  • zálohování dat a bezpečnost práce s daty - ještě před zahájením vzdálené spolupráce je takřka životně nutné pracovníka poučit o možných rizicích při práci v cloudu, se sdílenými složkami apod. Vyhnete se tak situacím, kdy některý z vašich kolegů omylem smaže práci někomu jiném či způsobí zavirování sdílených souborů.
  • další software podle pořadavků konkrétního oboru organizace - pro zaškolení nového pracovníka na práci se specifickými programy můžete využít předem připravené videoškolení. Pracovník se podle něj naučí vše potřebné, může si kdykoli vyhledat specifické postupy a vy nemusíte školit každého nováčka jednotlivě. Dotazy ke školení můžete poté prodiskutovat pomocí telekonference.

Zdá se vám, že vzdálený pracovník toho musí v počítačové oblasti umět opravdu hodně? Z části je tomu tak, ale výše uvedené znalosti a dovednosti přispějí nejen k hladké komunikaci s ostatními členy týmu ale především k celkové produktivitě práce v rámci týmu.

Moderní počítačové technologie jsou dobrým sluhou, ale špatným pánem. Používáte je pro váš prospěch, nebo máte pocit, že vaši komunikaci a spolupráci někdy brzdí? Co s tím plánujete udělat? Napište nám svůj příběh na info@pracenadalku.cz.


Čtěte další díly:

Počítačové a technologické problémy při práci na dálku


Napsal: Michal Martoch



© 2016 PRÁCE NA DÁLKU.CZ

Spolupracujeme: