Seriál efektivní pracovník při práci na dálku: Díl 2. - Manažer

10.4.2014 - Jak lze efektivně vést na dálku? S jakými specifiky se musí vypořádat vedoucí pracovníci při vzdáleném řízení svých týmů a podřízených? Druhý díl seriálu efektivní pracovník představuje roli manažera v režimu vzdálené práce.

 



Vedení týmu není jednoduchou záležitostí, ať už jste v čele fyzicky spolupracující skupiny pracovníků, či řídíte nejrůznější virtuální týmy. Kromě typických manažerských schopností se v případě manažera vedoucího na dálku přidává řada dalších specifických dovedností a znalostí, které je potřeba si osvojit, aby byla jeho práce, co nejefektivnější.

Tato charakteristika je platná také pro následující profese: projektový manažer, obchodní ředitel, vedoucí nejrůznějších týmů a skupin, ředitel, jednatel, podnikatel a další


Náplň práce manažera

Manažer či ředitel je klíčovou osobou pro určité oddělení, sekci nebo tým. Na jeho bedrech leží často nelehká rozhodování, hledání efektních a optimálních řešení a především koordinace často různorodých skupin pracovníků či kolegů takovým způsobem, aby bylo dosaženo plánovaného výsledku. Nároky na jeho strategické myšlení, organizační schopnosti, schopnost motivovat a vést druhé jsou obvykle velmi vysoké. V případě vedení týmu na dálku se tyto nároky ještě navyšují. Jak by měl manažer postupovat v případě, že svůj tým nemá každodenně na očích?


Výkon každodenních činností a specifika práce na dálku u manažera

Ať už manažer vede svůj tým z domova, či na cestách, nebo naopak řídí vzdálený tým z kanceláře firmy, nároky na vybavení pracovny manažera nejsou vysoké. Co je pro něj nutností, to je neustálý přístup k pracovnímu emailu a firemním datům a dokumentům umístěným v cloudu. Kromě notebooku s dostatečným připojením k internetu, zejména na cestách hojně využije mobilních zařízení s internetovým připojením – smartphone či tabletu. Zásadním požadavkem je, aby byl schopen odkudkoli efektivně komunikovat se svým týmem všemi možnými způsoby – pomocí emailu, chatu, telekonference či videokonference nebo prostřednictvím sdílení plochy. Nutnost perfektně ovládat veškeré komunikační nástroje pro práci na dálku, včetně schopnosti zvolit pro jednotlivé týmy nejvhodnější způsob komunikace, je nesmírně důležitá. Pokud manažer správně zvolí komunikační kanál a dobře nastaví pravidla vzdálené komunikace, bude mnohem méně často docházet k informačním šumům, nedorozuměním a vzájemné nedůvěře. Ohled by přitom měl být brán na typ projektu či obor činnosti pracovníků týmu, jejich věk, osobní vztah k určitým formám komunikace apod. Např. mladší pracovníci budou pravděpodobně preferovat komunikace přes sociální sítě spíše, než ti starší.

Součástí manažerských schopností při práci na dálku je efektivní vedení porad týmu. Vzhledem k tomu, že pracovníci v tomto případě nesedí v několika kancelářích v rámci jedné firmy a i jejich pracovní doba může být odlišná, je potřeba porady, meetingy či schůzky plánovat s dostatečným předstihem. Nejlepší nástrojem je společně sdílený online kalendář, kde každý ze zúčastněných vidí, kdy jsou jejich kolegové k dispozici. Vzdálené porady mohou být pořádány pomocí telekonferencí či videokonferencí pro lepší simulaci osobního kontaktu. V dnešní době již existují nástroje, které umožňují pořádat videokonferenci přímo v internetovém prohlížeči bez nutnosti instalace jakéhokoli software (služba Appear.in). Toho lze využít zejména tehdy, kdy je potřeba připojit k videokonferenci narychlo někoho, kdo nedisponuje potřebným software. Pro běžné meetingy by ovšem měl být využíván software, který mají všichni členové týmu k dispozici, a jenž nejlépe vyhovuje potřebám skupiny.

Kromě volby způsobu, jakým budou porady pořádány je na manažerovi také to, aby dokázal vzdálenou diskuzi efektivně moderovat. Vzhledem ke zpoždění signálu může docházet k jistému prodlení mezi jednotlivými příspěvky, či jiným drobným problémům. Tehdy je na manažerovi, aby dokázal vést diskuzi takovým způsobem, aby byla vzájemná komunikace přínosná. Co se týče fyzických setkání týmu, je dobré, aby 1x za 6 – 8 týdnů proběhlo setkání tváří v tvář nebo jednou za delší dobu byla naplánována nějaká team-buildingová aktivita podle přání týmu. Povede to k utužení vztahů a také ke zlepšení kvality vzdálené komunikace. Pro vzdělávání týmu na dálku je možné využít zmíněných videokonferencí, webinářů či různých typů e-learningu, kdy mohou jednotliví členové týmů získávat nové poznatky takřka odkudkoli, kde je k dispozici připojení k internetu. Eliminuje se tak zdlouhavé a nákladné dojíždění na fyzická školení a semináře.

Další oblastí, se kterou se musí manažer potýkat, je kontrola a vykazování odvedené práce. V kanceláři obvykle probíhá formou krátkého reportu, někdy dokonce postačí samotná přítomnost pracovníka na svém místě. Z pohledu manažera je nutné zbavit se častého pocitu, že když nad svými spolupracovníky nemá fyzický dohled, tak že nepracují. Naopak členové týmu nesmí zneužívat toho, že nad sebou nemají stálý dohled nadřízeného. Problémy na obou stranách efektivně řeší vhodně zvolená forma vykazování práce např. formou tabulky ve sdílených dokumentech či nejrůznějších úkolovníků a výkazů. Pro řízení velkého množství spolupracovníků a činností je vhodné zvážit použití speciálního informačního systému, který značně snižuje administrativní náročnost vedení patřičné evidence. Metoda kontroly odvedené práce by měla být zvolena s ohledem na typ činností, které člen týmu vykonává, způsob odměňování apod. Manažer by měl velice citlivě volit intenzitu kontroly odvedené práce, aby pracovník neměl pocit tlaku a neustálého sledování, ale aby zároveň cítil motivaci odvádět poctivou práci a nefixlovat výsledky. Myslím, že není nutné nijak zvlášť rozebírat, že řízení vzdálených týmů vyžaduje velkou dávku důvěry mezi členy týmu a zároveň efektivní a nenásilnou kontrolu odvedených výsledků ze strany vedení.

Z výše uvedeného vyplývá, že členové vzdáleného týmu mohou mít problém s motivací či odvedenými výsledky. Přeci jen, práce na dálku často klade vyšší nároky na sebedisciplínu a u některých pracovníků může častěji docházet k rozptylování. Zde stojí manažer před nelehkým úkolem, jak správně motivovat a vést svůj tým, aby při práci na dálku podával, co nejlepší výkony. Jedním ze způsobů je volba správného systému odměňování. Orientací na výsledek lze často zabránit postupnému rozvolňování pracovní morálky v domácím prostředí. V případě vykazování odpracovaných hodin by měl manažer znát přibližnou délku trvání jednotlivých činností, aby dokázal sledovat reálnou produktivitu svých podřízených. Mimo vhodně zvolený systém odměňování na motivaci a angažovanost může mít až zázračný vliv dobře zvládnutý talent management. Manažer, který dokáže vhodně pracovat s talenty svých podřízených a efektivně využívá zpětné vazby, nejen docílí zlepšení celkové produktivity práce, ale také získá skutečně angažované členy týmu. Pokud manažer teprve tým tvoří, je potřeba, aby dokázal dopředu odhadnout vhodnost daného člověka pro práci na dálku a předvídat případné potíže. V neposlední řadě, dobrý manažer vede svým osobním příkladem. Měl by tedy perfektně znát veškeré nástroje a dobré praktiky při práci na dálku a také je umět v praxi efektivně využívat.


Nejčastější benefity a problémy, se kterými se může manažer setkat při práci na dálku

Obrovským benefitem řízení týmu na dálku (ovšem pouze v případě správně nastavený procesů) je zvýšení produktivity práce díky klidnějšímu prostředí, efektivnější komunikaci a jasnému vztahu mezi odpracovanou prací a odměnou. Pokud manažer správně pracuje s motivací, talent managementem a vhodně zvolenými nástroji pro práci na dálku, jeho tým může být výrazně vyýkonnější, než kdyby všichni členové pracovali pod jednou střechou. Problémy naopak může způsobovat nevhodná volba členů týmu (zařazení absolutně nemotivovatelného pracovníka, komunikační bariéra z důvodu neochoty apod.). Další riziko leží v oblasti kontroly – přílišná důslednost anebo naopak velká benevolence musí zákonitě dřív, nebo později způsobit problémy, stejně tak, jako nevhodně zvolený systém odměňování.

Manažer je jednou z profesí, na kterou jsou při přechodu do režimu práce na dálku kladeny dosti vysoké nároky. Je jen na něm, zda bude jeho virtuální tým dostatečně efektivní. Dobrý manažer, který je ochoten se vzdělávat, však může docílit toho, že jeho tým bude při práci na dálku výrazně efektivnější, než kdyby všichni členové pracovali pod jednou střechou. Stačí jen znát potřebné know-how.


Čtěte další díly seriálu Efektivní pracovník při práci na dálku:



Napsali: Jitka Stradějová a Michal Martoch



© 2016 PRÁCE NA DÁLKU.CZ

Spolupracujeme: