Seriál efektivní pracovník při práci na dálku: Díl 3. - Administrativní pracovník

1.7.2014 - Administrativní pracovník je jednou z profesí s ideálními předpoklady pro práci na dálku. Výkon jeho činnosti obvykle není nutně vázán na určité místo a ke své práci nepotřebuje žádné speciální vybavení. S jakými specifiky se setká při přechodu do režimu vzdálené práce se dozvíte v tomto článku.

 



Jak již bylo naznačeno, administrativní pracovník patří mezi ideální adepty pro práci na dálku. Většinu svých úkolů vykonává na počítači s připojením k internetu a zvláště u firem, které mají veškeré důležité dokumenty přístupné online není nijak závislý na určitém místě. Soubor zmíněných předpokladů jeho profesi umožňuje plnou podporu práce na dálku. Zkusme se nyní zamyslet nad tím, jak v roli administrativního pracovníka přejít do režimu vzdálené práce, co nejefektivněji.

Tato charakteristika je platná také pro následující profese: účetní, ekonom, fakturant, sekretář/asistent, marketingový pracovník, telemarketér, pracovník zázaznického servisu, provozovatel eshopu a další


Náplň práce administrativního pracovníka

Ač se jeho náplň práce může lišit firma od firmy, administrativní pracovník má obvykle na starosti administrativní agendu organizace, organizuje a připravuje firemní jednání a vede veškerou doplňující dokumentaci. Pracuje s databázemi, tabulkami a soubory textů. Jeho denní chlebem je většinou také emailová či telefonická komunikace se zákazníky, příjem a zpracování objednávek. Často plní roli spojky mezi jednotlivými odděleními či vedoucími pracovníky. Požadavky na jeho pozici obvykle zní: spolehlivý, precizní, komunikativní a samostatný.


Výkon každodenních činností a specifika práce na dálku u administrativního pracovníka

Stejně jako v případě jakékoli jiné profese, i u práce administrativního pracovníka se při přechodu do režimu práce na dálku setkáme s určitými specifiky. Některá z nich přinesou benefity, jak na straně pracovníka, tak i celé firmy, jiná představují problémy, které je potřeba efektivně řešit. Co se týče technického zázemí nutného k práci, domácí pracovna administrativního pracovníka musí být vybavena počítačem/notebookem s dostatečným připojením k internetu, multifunkčním zařízením pro tisk, kopírování a skenováním a dalším drobným kancelářským vybavením. Navíc je nutné zajistit, aby měl tento pracovník přístup k veškerým potřebným firemním datům, což v dnešní době elegantně řeší online kanceláře Google Apps nebo Microsoft Office 365. To umožňuje pracovníkovi přistupovat k důležitým dokumentům, databázím apod., aniž by musel fyzicky navštívit kanceláře firmy.

Velmi důležité je již v počátku nastavit efektivní způsob komunikace, především proto, že administrativní pracovník často plní roli spojky a komunikuje napříč odděleními. Tradiční model – zaskočím do vedlejší kanceláře něco vyřídit kolegovi, je při práci na dálku nepoužitelný. Možná někoho napadne náhrada osobní komunikace telefonováním, což by sebou ovšem přineslo dodatečné náklady. Nízkonákladovým řešením je hojné využívání online komunikace např. prostřednictvím Skype, která je dostatečně interaktivní a v případě využití videokonference dovede nahradit osobní kontakt. Nehledě na úsporu času oproti chůzi přes 2 patra, aby nakonec proběhla stejná výměna informací.

Jakmile si všichni pracovníci zvyknou, že to, co dříve bylo ze strany administrativního pracovníka vyřizováno ústně, vyslechnou telefonicky, či dostanou písemně emailem, nehrozí zde žádné komunikační bariéry. Pokud má administrativní pracovník na starosti např. sjednávání schůzek s klienty, plánování firemních porad či pochůzek svému nadřízenému, velkou pomocí je využívání sdíleného online kalendáře. V kalendáři všichni perfektně vidí, kdy má který kolega volno, či je naopak zaneprázdněn, a na kdy lze naplánovat schůzku či jednání. V případě, že je vyžadována jeho účast na některé z porad, lze to vyřešit připojením vzdáleného pracovníka přes videokonferenci nebo v naléhavých případech osobní návštěvou pracoviště. Pokud náplň práce administrativního pracovníka vyžaduje nejrůznější zápisy ze schůzí, může je během setkání vyhotovovat i ze vzdáleného místa do sdíleného dokumentu, kde mají všichni účastníci okamžitý přehled o zapisovaném textu a mohou jej aktuálně doplňovat o své poznámky. Využití tohoto nástroje pro práci na dálku povede ke zvýšení transparentnosti a zrychlení přenosu informací. V případě, že jsou na poradě představovány novinky ve formě prezentace, vzdálený pracovník může být připojen přes sdílenou plochu a na svém počítači vidět to, co ostatní vidí fyzicky na plátně.

Samostatnou kapitolou je předávání nejrůznějších dokumentů. Ačkoli dnes běžně ve firmách probíhá prostřednictvím emailu, stále se najdou případy, kdy je potřeba dokument předat fyzicky (např. kvůli podpisu). Zde se nabízí několik variant - od prostého podpisu a naskenování dokumentu patřičným pracovníkem a jeho předání dále, přes využívání elektronického podpisu, až po služby české pošty či jiných zásilkových společností. Výkon činností jako komunikace se zákazníky, přijímání objednávek (pokud neprobíhá přímo ve firmě) se při vzdálené práci nijak neliší. Telefony a emaily administrativní pracovník může pohodlně vyřizovat odkudkoli, a často na to má větší klid než v kanceláři.


Nejčastější benefity a problémy, se kterými se může administrativní pracovník setkat při práci na dálku

Výhody přechodu do režimu vzdálené práce jsou u této profese založeny především na minimálních nákladech. Drtivá většina vykonávaných činností nevyžaduje pracovníkovu fyzickou přítomnost ve firmě, a při dobře nastavených způsobech komunikace veškerá výměna informací i dokumentů probíhá naprosto hladce. Dalšími benefity jsou bezesporu úspora nákladů na cestování, více času na své zájmy, rodinu a také větší klid a soustředěnost na práci, tím pádem i vyšší výkonnost.

Specifickým problémem při výkonu některých činností může být pro administrativního pracovníka udržení vlastní produktivity práce. A to zvláště v případě, že jeho odpovědnosti zahrnují velký podíl rutinních a opakujících se činností. To může zapříčinit pokles pracovní morálky a v domácí prostředí se může pracovník snadněji rozptylovat (např. nutkáním místo práce uklízet, surfovat na internetu, vyvenčit psa apod.). Kromě toho, že překonání tohoto problému v každém případě vyžaduje osobní odhodlání a vyšší nároky na disciplínu, je nutné ustanovit nějaký způsob vykazování práce. Ten slouží nejen pro kontrolu ze strany vedoucího pracovníka, ale rovněž pomáhá administrativnímu pracovníkovi sledovat podíl své skutečně odvedené práce. Vykazování a zadávání práce může probíhat formou nejrůznějších úkolovníků, měsíčních výkazů práce apod. Tento systém napomáhá také vzájemnému budování důvěry mezi pracovníkem a vedením a eliminuje nevraživost kolegů, kteří pracují z kanceláře. Problémy při výkonu rutinních činností lze řešit například tak, že je pracovník bude (pokud nejsou akutní) vykonávat během pracovního doby tehdy, kdy je nejproduktivnější. Nápomocny mohou být také nejrůznější aplikace.

Ačkoli pracovníci, kteří pracují v režimu práce na dálku, mají obvykle flexibilní pracovní dobu a nemusí se vázat na pracovní dobu stanovenou ve firmě, v případě administrativního pracovníka je tento benefit poněkud omezen. Tím, že často vyřizuje akutní zprávy, nové objednávky apod., jeho pracovní doba většinou koresponduje s pracovní dobou organizace. Stejně tak komunikace se zákazníky by měla probíhat v rámci obecně přijímaných provozních hodin. Pouze určitou část svých povinností si může po domluvě s nadřízeným vykonat večer či brzy ráno. Problém může představovat také nutnost pracovat s fyzickými dokumenty v archivu, zvláště se staršími dokumenty, které nejsou v dostupné v elektronické podobě. V případě, že práce s těmito zdroji není příliš častá, dá se řešit občasným docházením do organizace.

Administrativní pracovník je jednou z profesí, která má ze své podstaty k vzdálené práci nejvíce nakročeno – převaha práce s dokumenty, tabulkami a emailová či telefonická korespondence se zákazníky jej nijak neváže na určité místo. Pokud se správně nastaví systém komunikace ve firmě a pracovník získá přístup k firemním datům i mimo kancelář, lze práci administrativního pracovníka vykonávat na dálku stejně, ba i kvalitněji než ve firmě.


Čtěte další díly seriálu efektivní pracovník při práci na dálku:



Napsali: Jitka Stradějová a Michal Martoch



© 2016 PRÁCE NA DÁLKU.CZ

Spolupracujeme: